מערכת לניהול ידע

מערכת לניהול ידע (באנגלית: Management Information Systems, בקיצור: MIS) היא מערכת מידע שנועדה לסייע למנהלים בדרג התפעולי (דרג הביניים) לקבל החלטות ביצועיות שוטפות, ובכך לשפר את פעילות ויעילות הארגון. מערכות מסוג זה משרתות את תחומי התכנון, קבלת ההחלטות, ניהול הפרויקט והתוצר, איתור חריגים והפיקוח על תהליכים מובנים אשר ניתן לבצע בצורה ממוחשבת.

המערכות מסכמות נתונים בצורה סטטיסטית ומספקות מידע מנותח למנהלים. בשונה ממערכת עיבוד תנועות (TPS) שהאוריינטציה שלה מתבססת על נתונים היסטוריים של הארגון, ה-MIS לעומתה יכולה להשליך גם לגבי מגמות ונתוני מכירות בעתיד ולהוות כמעין פלטפורמה לחיזוי תהליכים.

היסטוריה

בשנות ה-2000 קיים צורך הולך וגדל לשתף מידע בתוך הארגון, והביקוש והמורכבות לטכנולוגיית הלקוח-שרת במגמת עלייה מתמדת, אל מול ירידה בעלויותיהן של מערכות אלו. כך, לא מן הנמנע שארגונים עסקיים וממשלתיים בעלי מערכות ניהול ידע ידרשו גישה לנתונים ולמשאבי רשת משותפים במטרה לייעל תהליכים ואת השימוש במערכות אלו.

עם כניסתן לשוק של טכנולוגיות מחשוב ענן המהוות את הליבה הטכנולוגית העדכנית ביותר ליישומי רשת, המספקים יישומים, ובנוסף תומכים באחסון נתוני Big data ללא תלות בתצורה, במיקום או בסוג של החומרה. כל זאת יחד עם מכשיר סלולרי וגלישה במהירות גבוהה (גם באמצעות רשתות Wi-Fi), הוביל לרמות חדשות של ניידות שבה מנהלים יכולים לגשת אל מערכות ה-MIS מרחוק באמצעות מחשבים ניידים, טאבלטים וטלפונים חכמים.

מבנה המערכת

המערכת בנויה מאוסף של מודולים. כאשר כל מודול קשור אל המחלקה או התחום באותו ארגון אשר את המידע המופק ממנו הוא מנהל ובהתאם מפיק לקחים בהתאם למידע המתקבל, חלק מהמודולים יכולים לפעול באופן אוטומטי לחלוטין. לדוגמה, מודול להזמנת חומר גלם, אשר מבצע אוטומטית תהליך של הזמנת מלאי כאשר הוא מזהה ירידה ברמת המלאי מתחת לסף שהוגדר לו מראש, דוגמה נוספת היא מודול בדיקת צפיות ושביעות רצון לקוחות המנתחת מידע המגיע ממחלקת קשרי לקוחות והזמנות בהתאם לסקר או למשוב המגיע מהלקוח.

סוג נוסף של מודולים משמשים לבקרת תהליכים. מודולים אלו עוסקים בשליטה ובקרה ומוציאים התרעה כאשר מזוהה מצב לא תקין בתהליך. בעקבות ההתרעה, המנהל יכול להפעיל החלטה אנושית או להפעיל בעזרת המערכת (תוכנה) מודול נוסף של קבלת החלטות.

יתרונות ושימושים במערכת

מערכות אלו מפיקות בין היתר דוחות הכנסה וביצועי עובדים שבאמצעותן ניתן לזהות את נקודות החוזק והחולשות שבארגון, זיהוי היבטים אלה יכול לסייע לחברה לשפר את התהליכים העסקיים שלה ואת הפעולות.
כחלק ממערך נתונים שלם מאחסנות מערכות אלו נתוני משובי לקוחות, באמצעותם ניתן ליישר תהליכים עסקיים בהתאם לצורכי הלקוח.
פעילויות שיווק מכירות וקידום מתאפשרות בעזרת המערכת אודות למאגרי הנתונים שבה ויכולת הניתוח העדפות ולקוחות פוטנציאלים.
מערכות לניהול ידע מאפשרות לנפק דו"חות עזר לקבלת החלטה ופעולה על אובייקט מסוים עם זמן תגובה מהיר.
משמשות ככלי תקשורת פנים-ארגונית בעל עזרי ארגון ותכנון מובנים.
שימוש במערכות לניהול ידע מאפשר לארגון להשיג יתרון עסקי-תחרותי

יתרון תחרותי בא לידי ביטוי ביכולתו של הארגון לבצע תהליך באופן מדויק יותר, מהיר יותר, זול יותר או אחר, בהשוואה לארגונים או חברות מתחרות בשוק.

מערכות לניהול ידע בסקטור העסקי

מערכות ניהול משאבי הארגון - Enterprise resource planning (בראשי תיבות: ERP) - מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים מינהלי, המטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון (למשל: משאבי אנוש, כספים, שיווק, לוגיסטיקה, תפעול וכו') בשיטת כוללנית (מקשה אחת). גישת ה-ERP שונה מהגישה הקלאסית (ביזורית) בכך שהיא מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת באופן המאפשר שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובעל ממשק אחיד.
מערכות ניהול שרשרת אספקה - Supply chain management (בראשי תיבות: SCM) - מערכות אלו מאפשרות ניהול יעיל יותר של שרשרת האספקה בארגון על ידי שילוב הגורמים התלויים בשרשרת האספקה (ספקים, יצרנים, סיטונאים, קמעונאים, עד ללקוח) להבאת מוצר ממצב של חומר גלם למצב של מוצר מוגמר.
מערכות לניהול הידע - Knowledge management system (בראשי תיבות: KMS) - מסייעות בתהליכי האיסוף, ההקלטה, הארגון, האחזור וההפצה של הידע בצורה קלה יותר בארגונים. ידע זה בדרך כלל מגיע בצורת מסמכים, רשומות חשבונאיות, נהלים לא רשומים, שיטות, תיעוד תהליכים, תוצאות ומיומנויות עסקיות. ניהול ידע (KM) כמערכת מכסה את תהליך היצירה והרכישה של ידע מהתהליכים הפנים ארגוניים ותהליכים חיצוניים. הידע הנאסף משולב במדיניות הארגונית כנוהל או הגדרה, ולאחר מכן מופץ לבעלי העניין.

ראו גם

מערכת תומכת החלטה (DSS)
מערכת עיבוד תנועות (TPS)

קישורים חיצוניים

דודי גולדמן, "עד 2004 ימכרו מערכות ניהול ידע ב-670 מ' ד'", באתר ynet, 29 באפריל 2001
רפאל קאהאן, IBM רוצה דריסת רגל בתחום האנליזה וה-BI, באתר כלכליסט, 3 בפברואר 2013